KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

 

Cengiz Grup Eğitim Kurumları A.Ş (“Arcen Koleji”) olarak, kişisel verilerinizin işlenmesine ve korunmasına büyük önem vermekteyiz.

 

İşbu “aydınlatma metni”, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ile “Aydınlatma Yükümlülüğü’nün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ” gereği, çeşitli hizmetlerin sunulması ve geliştirilmesi esnasında işlenen ve aktarılan kişisel veriler hakkında bilgi sahibi olmanızı ve verileriniz üzerindeki haklarınızı bilmeniz amacıyla hazırlanmıştır.

 

a) Veri Sorumlusu

Arcen Koleji; tüm veli, öğrenci, öğretmen ile her ne şekil ve ad altında olursa olsun, Arcen Koleji ile ilişkili tüm kurum, kuruluş ve 3.kişilerin kişisel verilerini, 6698 sayılı KVKK ve sair mevzuat hükümlerine uygun olarak, veri sorumlusu sıfatıyla, saklar ve işler.

KVKK çerçevesinde, Arcen Koleji tarafından ön kayıt ve kayıt formu, her türlü iletişim vasıtası ve/veya internet sitesi gibi kanallar ve sair hukuki nedenlerle temin edilen kişisel veriler, Arcen Koleji nezdinde kaydedilmekte ve güvenli şekilde saklanmaktadır. Kaydedilerek saklanan bu veriler, ilgili mevzuatın izin verdiği ve/veya veri sahibin açık rızasının bulunduğu durumlarda, 3.kişiler ile paylaşılabilmekte ve/veya devredilebilmektedir. Arcen Koleji nezdinde kayıt altında bulunan ve saklanan verilerin güvenliği, yetkisiz kişilerin erişiminin engellenmesi, Arcen Koleji tarafından, her türlü idari ve teknik tedbirler alınmak suretiyle gerçekleştirilmektedir.

b) İşlenen ve Saklanan Kişisel Veriler

Faaliyet dönemine bağlı olarak Arcen Koleji ile ön kayıt ve kayıt sözleşmesi de dahil, sözleşme imzalayan, hukuki ilişki kuran ve/veya elektronik ortamda başvuru yapan öğrenci, veli ve 3. kişilerin ayrı ayrı olmak üzere bazı verileri saklanmaktadır.

• Bu kapsamda velilerin;

Uyruk, din, öz/üvey olmaları, öğrenciye yakınlıkları, vesayet ve velayet hakkındaki bilgileri,

Kimlik bilgileri, telefon numarası, adres bilgileri, e-posta adresleri, medeni durum, meslek, iş yeri bilgileri, nüfus bilgileri, öğrencinin kardeş/kardeşlerine dair bilgiler, finansal ve mali durumları, mal varlığına dair bilgiler ile sunulacak hizmetlerin kalitesi ve sürekliliğini sağlayacak gerekli diğer bilgileri,

 

• Öğrencilerin;

Kimlik bilgileri, telefon numaraları, adres bilgileri, e-posta adresleri ile cinsiyet, boy, kilo ve yaş bilgileri, velayet ve vesayet bilgileri, acil durumlarda kullanılmak üzere, genel sağlık bilgileri, kalıcı ya da genetik hastalıkları, psikolojik verileri, kan grubu, aşı ve alerji verileri ile tedavi için gerekli sağlık bilgileri ile eğitim geçmişine ait öğrenci başarı durumları, not bilgileri, transkript bilgileri, işlenen ve saklanan veriler kapsamındadır.

Uzaktan eğitim faaliyetleri, Resmi makamlarca alınacak tedbirler gereği, yüz yüze eğitime ara verilmesinin gerektiği hallerde, Milli Eğitim Bakanlığı ve sair İdari Kurumlar’ın ilgili birimlerince hazırlanarak uygulamaya konulan, ilgili yıl “eğitim - öğretim yılı çalışma takvimi” içeriğinde belirlenen süreleri kapsayacak şekilde, mevcut yasal düzenlemeler dikkate alınarak, fiziki olarak verilen yüz yüze eğitime karşılık gelmek kaydıyla, sanal olarak gerçekleştirilecek her türlü eğitim ve öğretim faaliyetleri olarak tanımlanmaktadır. Bu kapsamda, fiziki eğitime eşdeğer olarak uygulanacak uzaktan eğitim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi esnasında görüntü ve ses yolu ile katılım sağlanacak faaliyetlerde öğrenciye ait kişisel veriler ile biyometrik yüz şekli, ses tonu göz ve ten rengi, boy / kilo bilgileri, kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılan çevrim içi bilgi sistemine dair veriler saklanıp, işlenebilmektedir. Toplanan tüm özel veriler, yurtdışında bulunan veri gizliliği ile ilgili Kanun’un aradığı şartları sağlayan 3. Kişi her türlü sanal ortam hizmet sağlayıcıları ile yurt içinde Arcen Koleji ile aralarında gizlilik sözleşmesi bulunan sanal ortam hizmet sağlayıcıları ile faaliyetlerin kesintisiz ve uygun şekilde yürütülebilmesi ile veri depolama amaçları doğrultusunda, kanunların emrettiği hususlar saklı kalmak kaydı ile yetkili makamlara aktarılabilmektedir.

c) Kişisel Verilen İşlenme Amacı ve Yöntemi

Arcen Koleji tarafından toplanan veriler, öğrencinin, ön kayıt / talep, kayıt, eğitimin başlaması ve devamı, eğitim – öğretim faaliyetinin gerçekleştirilmesi, öğrenciyi seçme, tanıma, iletişim kurma, tanıtım faaliyeti yürütme, talep ve şikayetlerin alınması, giderilmesi ve denetimi, kayıt işlemlerinin yapılması, kayıtların, eğitim faaliyetleri ile öğrenci bilgilerinin, MEB e-okul sistemi ve sair resmi ve özel kurumlara bildirim yükümlülüğünün yerine getirilmesi, eğitim – öğretim faaliyetlerinin tam ve gereği gibi yürütülmesi, eğitim - öğretim faaliyetinden beklenen amacın takibi, din derslerinden muafiyetin denetlenmesi, rehberlik, sosyal etkinlik gibi çeşitli faaliyetlerinin icrası, görsel / yazılı / sesli kayıtların tutulması ve bunların paylaşılması ile haber ve tanıtım faaliyetlerinde kullanılması, her türlü iletişim aracı ile öğrenci ve Arcen Koleji hakkında velilere bilgilendirme yapılması, öğrencinin ölçme / değerlendirme ve raporlamalarının yapılması ve bunların eğitim planlamaları ile Arcen Koleji faaliyetlerinin planlamasında kullanılması, servis, yemek ve eğitim – öğretimin gerektirdiği sair hizmetlerin sunulması, iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerinin sunulması, hukuki işlerin takibi, bilgi ve belge yönetim ile arşiv hizmetlerinin sunulması, bilgi ve belge güvenliğinin sağlanması, gerektiğinde yetkili kişi ve kurumlara bilgi verilmesi, gerekli mal ve hizmetlerin satın alınması, finans, muhasebe ve hukuk işlemlerinin yürütülmesi, iletişim, haber ve tanıtım faaliyetlerinin yönetilmesi, Arcen Koleji iç yönetmelik ve yönergeleri gereği kurum içi mekanizmaların çalıştırılması ve operasyonların icrası, anlık ses ve görüntü paylaşımı yapılan dijital platformalar aracılığı ile uzaktan eğitim faaliyetinin gerçekleştirilmesi, ders / seminer / eğitim kaydına ulaşabilmesi, buna ilişkin ders, seminer ve sosyal etkinliklerin planlanması ve uygulanması, eğitim materyallerinin oluşturulması, ders programlarının planlanması ve denetlenmesi, verilecek hizmetlerin kalite ve sürekliliğinin sağlanması amacıyla, stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi ve nihayetinde, eğitim faaliyetlerinin gerektiği gibi yürütülmesi, veli ve öğrenci memnuniyetinin sağlanması ve artırılması amaçlarıyla işlenebilecektir.

d) Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Dayanağı

Arcen Koleji, kişisel verileri, elektronik, fiziksel, yazılı, sözlü, otomatik, otomatik olmayan, ön kayıt, kayıt ve diğer sözleşme türleri de dahil olmak üzere, her türlü yasal yollarla ilgili birim ve/veya işletmeleri vasıtasıyla toplamaktadır.

Arcen Koleji, bu verileri, hukuk kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi ilkelerine uygun davranmaktadır.

Arcen Koleji, verileri, yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilebilmesi için, başta KVKK 5. Madde ve sair mevzuatta belirtilen;

 

-Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

-Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

-Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

-İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması, hukuki sebeplerine dayanarak işlemektedir.

 

e) Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Arcen Koleji tarafından toplanan ve işlenen veriler,

• Kanuni yükümlülükler gereği, Milli Eğitim Bakanlığı (e-okul sistemi dahil), SGK, Bakanlıklar, Yargı Mercileri ile diğer tüm yetkili kamu ve özel kurum ve kuruluşlara,

• Acil müdahale gereken hallerde, sağlık kuruluşları ve sağlık personeline,

• Finansal veriler ve tabloların işlenmesi ve mali işlemlerin yürütülmesi için kamu / özel bankalara ve finans kuruluşlarına,

• İletişim vasıtaları ile veli/öğrenci bilgilendirmeleri ile tanıtım faaliyetleri için çeşitli yazılım, veri tabanı, gsm operatörlerine,

• Ticari faaliyetlerin yürütülmesi, denetim / etik faaliyetlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, iş faaliyetlerinin yürütülmesi, lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi, destek hizmetlerinin yürütülmesi, veli ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, veli memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi ve talep / şikayetlerin takibi amaçlarıyla, işbirliği içinde faaliyet gösterilen İş Ortakları’na, kargo gönderim sürecini sağlayan kargo şirketleri, denetim ve kontrol sürecinde hizmet alınan bağımsız denetim firmaları, mali danışmanlık firmaları ve aracı hizmet sağlayıcılara,

• Ticari faaliyet kapsamında, özel veriler hariç olmak üzere, mali müşavirlikler, danışmanlar, denetçiler, tedarikçiler, çözüm ortağı ve/veya Arcen Koleji yöneticilerinin hissedarı olduğu veya Arcen Kolejine hissedar olan şirket ve şahıslar, ile açık rıza bulunması halinde 3.kişilere,

• Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi için avukatlara, noterlere ve sair adli mercilere,

• Eğitim – öğretim faaliyeti yanında, öğrenci taşıma, kantin, yemek, barınma, sosyal etkinlik gibi faaliyetler için 3. Kişi ve tedarikçilere,

• Yurt içi ve yurt dışındaki sosyal ve akademik etkinliklerde ses ve görüntü kayıtlarının bilgilendirme, arşivleme, değerlendirme ve tanıtım amaçlarıyla basın / yayın organlarına, organizasyonu yürüten gerçek ve tüzel kişilere, yazılımlara, internet sitelerine, kurumsal sosyal medya hesaplarına, kurumsal iletişim hizmeti alınan 3. Kişilere, danışmanlık şirketlerine, vize acentelerine, büyükelçiliklere ve konsolosluklara, aracı kurum ve kuruluşlara, ulaşım şirketlerine, turizm şirketlerine, sınav / eğitim merkezlerine ve okullara,

• Organizasyonel nedenlerle Arcen Koleji’nin de dahil olduğu şirketler topluluğuna / holdinge,

• İşleme ve aktarma faaliyeti sırasında kullanılabilecek platformların servis sağlayıcılarının yurt dışında bulunması halinde, bu amaca mahsusu olmak üzere yurt dışına,

• Verilerin yurt dışına aktarılması, aktarılacak yabancı ülke mevzuatında kişisel verilerin güvenliği konusunda yeterli korumanın bulunması, yeterli bir korumanın bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli koruma sağlanacağı ve aktarılan verilerin yalnızca amacına uygun şekilde kullanılabileceğine ilişkin taahhütlerinin bulunması ve Kurul’un izninin varlığı şartlarıyla, Arcen Koleji öğrencilerinin yurtdışı eğitim kurumlarından kabul alması, işlenen kişisel ve özel verilerin, dijital olarak saklanması ve korunması ile yürütülecek faaliyetlerde gerekli olan ölçüde kullanılmak amaçlarıyla, aranan güvenlik tedbirlerini almış ve gizlilik niteliklerine uygun olacak şekilde, yurt dışı akredite kurumlarla çözüm ortaklığı sebebiyle verilecek, sınırlı sayıda olmamak üzere, her türlü diploma, lisans, katılım belgesi, seminer, kurs gibi etkinlikler doğrultusunda, bu amaçlara uygun olarak,

• İlgili ve yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarının usulüne uygun taleplerinin yerine getirilmesi amacıyla ilgili ve yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarına aktarılabilecektir.

 

f) Kişisel Veriler İle İlgili Haklarınız ve Kullanma Yöntemi

KVKK ve ilgili mevzuat kapsamında kişisel verilerinize ilişkin olarak;

 

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,

• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

• KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde, kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerine ortadan kalkması halinde, kişisel verilerinizin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme,

• Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerinizin silinmesi veya yok edilmesini talep ettiğinizde, bu durumun kişisel verilerinizi aktardığımız üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve

• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

 

Kişisel verilerinize ilişkin başvurularınız,  veri sahipleri (ilgili kişi) veya ibraz edilecek geçerli ve noterlikçe düzenlenmiş vekaletnameye sahip yasal temsilcilerinin taleplerini, web sitemizde yer alan “Kişisel Verilerin Korunması Başvuru Forumu” isimli PDF formatındaki evrakın çıktısını doldurarak, kimliklerinin tespiti sağlayacak evrak ile Arcen Koleji’ne hitaben Alacaatlı Mahallesi, 3622. Cadde No : 4  Çankaya / ANKARA  Adresine yazacakları dilekçe ile veya Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de yer alan usul ve şekil şartlarına uygun olarak kvkk@arcenkoleji.com.tr adresine e-posta yoluyla yapıldığı takdirde işleme alınacaktır.

 

g) Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

 

Arcen Koleji, kişisel verilerin işleme amacının ortadan kalkması, Kanun ve ve ilgili sair mevzuat kapsamında belirlenen zorunlu saklama sürelerinin dolmasıyla birlikte kişisel verileri siler, yok eder, imha eder ya da anomim hale getirir.

 

h) Değişiklik ve Güncellemeler

Değişen hizmetler ve koşullar ile kanuni gelişmeler doğrultusunda “Aydınlatma Metni” değişiklik gösterebilecek olup, en güncel Aydınlatma Metnimize internet sitemizden ulaşabilirsiniz.